O eSocial é um novo sistema de registro feito pelo governo federal com o objetivo de desburocratizar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, de forma a simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Por meio dele, pretende-se também reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O grande desafio do eSocial é mostrar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), apesar de antiga, deve ser aplicada.
Esse sistema é notícia há muito tempo nas áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Muitos empregadores vinham se preparando, mas o poder público adiou várias vezes o início do cumprimento da obrigação, causando um descrédito no sistema, segundo aponta levantamento da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas).
Em novembro de 2017, a Receita Federal anunciou o cronograma de implantação, porém descrentes na exigência da obrigação, diversas empresas não iniciaram o dever de casa, que consiste, resumidamente, em sanear seus procedimentos de admissão, folha de pagamento e rescisão.
O sistema começou de fato a ser implantado a partir do dia 8 de janeiro de 2018, para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões no ano de 2016. De acordo com a Receita, 14.400 empresas e 15 milhões de trabalhadores se enquadram no perfil dessa primeira fase, porém apenas 4,4% destas iniciaram os testes necessários para implantação do eSocial.
O cumprimento da obrigação para essas primeiras empresas se divide em 3 etapas macro e demasiadamente complexas, quais sejam: entrega dos eventos iniciais, cadastro dos trabalhadores e fechamento da folha de pagamento.
Veja, a seguir, o cronograma completo:
A segunda etapa terá início em 16 de julho de 2018 e abrangerá os demais empregadores, incluindo micros, pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEI). No caso dos entes públicos, ele será implantado a partir de 14 de janeiro de 2019.
Entenda melhor como irá funcionar o eSocial
O programa é constituído por 45 arquivos, que possuem informações de diferentes setores dentro de uma empresa (recursos humanos, departamento pessoal, segurança e medicina do trabalho, contábil, fiscal e jurídico), sendo separados em 3 grupos:
- Eventos de tabela
São aqueles que devem ser encaminhados anteriormente ao início da obrigatoriedade. Auxiliarão como base para o recebimento e cálculos dos demais.
- Eventos periódicos
São os eventos que devem ser enviados todos os meses, como o caso da remuneração dos trabalhadores.
- Eventos não periódicos
São aqueles que devem ser transmitidos apenas quando ocorre uma admissão de funcionário, um afastamento de alguns dias, dentre outros. Diferente do que ocorre com o modelo atual, em que o empregador organiza um arquivo e emprega as validações em um programa que gera a declaração (PGD RAIS, PDG SEFIP) no seu próprio equipamento para os mais variados entes governamentais, esse novo sistema fará todas as validações de forma online, renunciando ao uso de um programa validador para a geração e transmissão dos eventos.
Para ajudar as empresas, a FFX Consultoria preparou uma lista com as situações mais críticas, passíveis de erros por parte das empresas, que poderão sofrer com multas altas, caso não cumpram plenamente essas situações. Confira:
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- Não informar a admissão do funcionário: com o eSocial, o envio das informações relacionadas a admissão de novos colaboradores deverá ocorrer um dia antes do início das atividades laborais desse colaborador.
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- Não informar alterações contratuais ou cadastrais: uma vez que cabe ao empregador a responsabilidade de manter os dados atualizados.
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- Não informar afastamento temporário: independente do motivo, a empresa tem a obrigação de informar os afastamentos ocorridos com seus funcionários.
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- Não informar o atestado de saúde ocupacional (ASO): conforme determinado pela Norma Regulamentadora nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego, o funcionário deve realizar exames médicos em várias situações.
- Não informar o desligamento do empregado: a empresa tem 10 dias para informar ao eSocial que o funcionário foi desligado, ensejando o direito ao saque do FGTS e liberação do seguro-desemprego.
Para o governo, essa implantação terá como vantagens a ampliação da capacidade de fiscalização; a possibilidade de implementar programas sociais lastreados em dados mais qualificados; e a possibilidade de usar informações com mais qualidade, padronização, consistência, unicidade e validação prévia.
O CEO considerando as peculiaridades do sistema, lança o Curso Online eSocial para Empresas, um curso completo e 100% atualizado que lhe auxiliará no correto cumprimento das obrigações, evitando retrabalho, multas e suspensão das atividades da sua empresa.
